Upravljanje projektima: Ključ savremenog poslovanja

Upravljanje projektima postoji koliko i samo čovečanstvo, menjajući se napretkom civilizacije. Moderni način života doneo je nove načine rada i organizovanja ljudi. Reč je o univerzalnim principima koji se mogu primeniti u svim oblastima našeg društva.

Današnji projekti imaju različite uloge i načine izvođenja, ali je njihovo vođenje u svojoj osnovi isto. Pod upravljanjem projektima se misli pre svega na startovanje, planiranje, sprovođenje, kontrola i finalizacija rada. Da bi svaka od nabrojanih stavki bila uspešno urađena, od krucijalne važnosti je da se ispoštuje proces upravljanja projektima koji svaka kompanija ima. Potreba za ovim načinom ostvarivanja ciljeva javlja se pre svega u velikim sistemima gde je efikasan timski rad prioritet. 

Kako je reč o kompleksnom procesu, ne postoji jedan ispravan način upravljanja. Štaviše, svaki projekat ima svoje specifičnosti koje je potrebno na pravi način obraditi. Zbog toga je važno da menadžer koji je na čelu projektnog tima poseduje jake liderske osobine. Pored vođe projekta, važno je da se na pravi način raspodele obaveze gde će svako znati koju ulogu ima. 

Upravo je raspodela obaveza jedna od najvažnijih stvari koje se očekuju od menadžera projekta. Kada se nešto u startu postavi na pravi način, ostatak procesa će se mnogo lakše realizovati. Ipak, da bi se u kontinuitetu donosile prave odluke, potrebno je razumeti u potpunosti proces rada i sve specifičnosti koje on donosi.

Programi za upravljanje projektima

Da bi se olakšala komunikacija svih članova tima, potrebno je ustanoviti sistem komunikacije. Postoje mnogi moderni programi koji pomažu u efikasnom praćenju radnih aktivnosti. Iako neke projektne aktivnosti zahtevaju specifične karakteristike, osnova je ista: 

• organizacija posla;
• pisanje izveštaja;
• mogućnost deljenja fajlova među članovima tima;
• ubacivanje opcija neophodnih za projekat;
• efikasna komunikacija u timu. 

Potreba za ovakvim softverom je velika, pa tako postoji bogat izbor programa. Među najkorišćenijima su G Suite, Wrike, Basecamp, Trello...

Specifičnosti upravljanja projektima

Važna karakteristika svakog projekta je njegova neponovljivost. Naime, bez obzira na to koliko neka dva slučaja mogu biti slična, svaki sa sobom donosi određene specifičnosti koje ga čine jedinstvenim. Zato svakom projektu treba prići sa jednakom pažnjom kako bi se na pravi način definisali načini realizacije. Bez obzira na to čime se projekat bavi, u njega je neophodno uložiti određena finansijska sredstva, vreme i resurse. 

Za sve projekte je zajedničko da imaju unapred definisano trajanje pa se tako uvek znaju početak i kraj procesa rada. To znači da je sam projekat suštinski privremen i da se njegova uloga završava ispunjenjem cilja. Pored toga, da bi neki proces mogao da se nazove projektom, potrebno je da sadrži određene elemente:

• plan realizacije;
• organizovanje ostvarivanja plana;
• kontrolu realizacije;
• ispravljanje potencijalnih grešaka.

Svaka oblast delovanja ima svoje specifičnosti koje utiču na proces. Svakako će se razlikovati način na koji će online PR manager prići nekom projektu od, na primer, SEO eksperta. Čak i u okviru iste oblasti ne postoje dva identična projekta jer svako ima neke svoje posebnosti. Nekada je to drugačiji budžet, rok izrade, broj zaposlenih itd. 

Uzmimo za primer projekat izrade sajta gde će u zavisnosti od njegove namene, web dizajner imati drugačija zaduženja. I pored brojnih specifičnosti, ono što je uvek isto jeste to da svaki projekat ima svoj početak i kraj.

Faze u razvoju projekta 

Svaki projekat mora da prođe kroz određene faze razvojnog procesa rada. One su jasno definisane i zahtevaju visok nivo posvećenosti kako bi se posao uspešno obavio. Reč je o sledećim koracima:

Cilj – da bi projekat uopšte mogao da se započne, mora se definisati šta se želi postići. Definisanje cilja omogućava dalju razradu plana i njegovo izvršavanje.

Definisanje rokova – za efikasno sprovođenje svih zadataka važno je definisati realistične rokove za izvršavanje zadataka. Tada je potrebno imati na umu propratne troškove i korišćenje resursa koji rastu sa dužim angažmanom (zakup prostora, plate zaposlenih, utrošeni materijal).

Planiranje realizacije plana – sa definisanim ciljem i rokovima za kompletiranje projekta, prelazi se na detaljnije planiranje realizacije. U skladu sa mogućnostima se planira angažovanje ljudi, nabavka materijala itd. 

Alokacija resursa – to su pre svega finansijski, tehnički i ljudski. Na osnovu planiranja realizacije vrši se preusmeravanje neophodnih resursa na projekat. Često finansije diktiraju koliko će ljudi biti angažovano i kako će se koristiti ostali resursi. Zato je bitno da se resursi koriste na pravi način kako bi posao bio obavljen kvalitetno i na vreme. 

Organizacija ljudstva – tim je jak koliko i njegova najslabija karika, pa je tako vrlo važno da se tačno odredi svačija uloga. U ovoj fazi procesa se dodeljuju zaduženja, određuju tim lideri i definišu pojedinačno obaveze. Ukoliko se ovaj korak obavi kako treba, velike su šanse da će kvalitetan proizvod biti isporučen na vreme.

Prikupljanje informacija i kontrola procesa – da bi se obezbedio željeni rezultat, potrebno je vršiti kontrolu procesa rada i pravovremeno reagovati na eventualne probleme koji se jave. Da bi se to efikasno sprovodilo, potrebno je da menadžeri budu u toku sa dešavanjima „na terenu”. U savremeno doba je ovaj proces višestruko olakšan korišćenjem narednih kompjuterskih sistema.

Upravljanje projektima u IT industriji

Kada je upravljanje projektima u IT industriji u pitanju, oni mogu biti softverski, hardverski i kombinovani. Najčešće je reč o izradi aplikacija, instaliranju bezbednosnih sistema, pravljenju sajtova, osmišljavanju mašina ili njenih delova itd. I u ovom slučaju je reč o neponovljivom procesu koji ima svoj početak i kraj. 

Ono što je drugačije u odnosu na neke druge grane industrije je to što se projekti često produžavaju i neretko nikad ne završavaju. Tu se pre svega misli na rad na nekom projektu koji zahteva neprestano unapređivanje i ažuriranje (ubacivanje novih funkcionalnosti, otklanjanje sistemskih grešaka, bezbednosna ažuriranja itd.).

Kako izgleda raditi na IT projektu

Na početku svakog IT projekta prvo se dogovaraju ciljevi sa poslovnim saradnicima. Nekad su to klijenti koji su angažovali firmu ili grupa investitora koja finansira rad na projektu. Kompletan proces rada na IT projektu može se podeliti na sledeće faze:

Koncept proizvoda/usluge – predstavlja inicijalnu ideju koja će biti prezentovana menadžmentu, klijentu ili poslovnim partnerima. Da bi neka ideja bila prihvaćena, potrebno je pružiti detaljnu analizu cene izrade proizvoda, potražnje na tržištu, stanja konkurencije, vremena za realizaciju itd.

Dizajn – ukoliko se dobije zeleno svetlo za dalji rad, angažuju se stručnjaci koji će postaviti osnove projekta. Od prirode posla zavisi ko će biti angažovan na samom početku, ali je to često UX dizajner koji postavlja osnove korisničkog iskustva.

Razvoj proizvoda – veoma je važno što preciznije definisati vreme potrebno za razvoj IT projekta. Tu se pre svega misli na vreme za koje će se izraditi prototip proizvoda ili softvera. 

Inicijalno testiranje – prototip proizvoda se prosleđuje profesionalcima koji analiziraju njegovo ponašanje u praksi. Oni na ovaj način testiraju proizvod kako bi pronašli eventualne nedostatke, ali i kako bi dali dodatne informacije koje mogu pomoći u daljem razvoju. Kako je reč o prvom koraku provere, ova faza se često naziva i alfa testiranje. Ukoliko proizvod uspešno prođe ovu fazu, nakon ispravljanja primećenih nedostataka može se preći na masovnije testiranje.

Beta testiranje – kada se proceni da je proizvod dovoljno stabilan, pristupa se testiranju od strane većeg broja korisnika. Beta testiranje može da bude zatvoreno, otvoreno i kombinovano. Zatvorena beta znači da pristup proizvodu ima samo određeni broj testera. To se obično radi u prvoj fazi kada kreatori nisu sigurni da će, na primer, serveri izdržati veliki broj korisnika. S druge strane, otvorena beta omogućava svima koji su zainteresovani da pristupe testiranju. U ovoj fazi se ne mogu očekivati neki izveštaji korisnika, već se nadgleda stabilnost celog sistema, prate se greške i eksperimentiše sa novim funkcionalnostima. Često se pristupa hibridnom procesu beta testiranja, gde se prvo radi zatvorena pa otvorena beta, bez prekidanja procesa.

Distribucija – kada proizvod dostigne zadovoljavajući kvalitet, prelazi se na njegovu distribuciju. Ako je reč o naručenom proizvodu, on se ustupa klijentu na korišćenje. S druge strane, ako je reč o komercijalnom proizvodu, potrebno je poraditi na njegovoj promociji. Iako se obraća pažnja na klasične medije, važnost marketinških aktivnosti na društvenim mrežama je vrlo važna. Distribucija može biti i digitalna ukoliko je reč o softveru, pa tako proizvod može da se skine sa interneta. 

Upotrebna faza – kada proizvod dođe do kupaca, ne znači da je proces rada na projektu završen. To se naročito odnosi na softverske proizvode koji zahtevaju neprestano unapređivanje. Naime, tokom masovnog korišćenja redovno se pojavljuju greške koje je potrebno brzo ispraviti. Tada se radi na „zakrpama” koje ispravljaju probleme i donose nove funkcionalnosti. 

Kraj životnog ciklusa – IT proizvodi imaju relativno kratak rok trajanja jer se tehnologija brzo razvija. IT kompanije često izbacuju nove verzije proizvoda svake godine nudeći nove funkcionalnosti. Stare verzije s vremenom prestaju da dobijaju podršku (npr. bezbednosna ažuriranja), što je signal za korisnike da je vreme da nabave noviju verziju.